Komunikazio-kanalen erabilera zuzena eta, ondorioz, eraginkorra testuinguruaren eta egoera espezifikoaren mende dago, baita tartean dauden pertsonen edo taldeen lehentasunen eta beharren mende ere.

Hona hemen komunikazio-kanalak modu eraginkorrean erabiltzen laguntzeko jarraibide batzuk:
1) Kanal egokia hautatzea: Aukeratu kanal egokiena, transmititu nahi duzun informazioaren larritasunaren, konplexutasunaren eta izaeraren arabera.
a. Gai pertsonala bada, aurrez aurreko bilera egitea da modurik onena. Aurrez aurre emandako tratua askoz eraginkorragoa da beti, eta guztiok eskertzen dugu.
b. Premiazkoa bada eta ezin bazara beste pertsonarekin egon, deitu telefonoz.
c. Erantzun labur eta azkarra behar duen gaia bada, kanal egokienak WhatsApp edo Teams izan daitezke.
d. Hitz gutxitan azal daitekeen gai konplexua bada, egin aurrez aurreko bilera bat edo erabili Teams. Ez erabili posta elektronikorik.
e. Posta elektronikoaren erabilera zuzena da honako kasu hauetan:
i. Bezero edo hornitzaileei zerbait bidali zaiela jasota uztea.
ii. Dokumentuak atxikitzea.
iii. Konplexutasun ertaineko edo txikiko gaiei buruz beste ordu-eremu bateko jendearekin harremanetan jartzea.
Aholkuak: Saiatu posta elektronikoz “txateatzean” kopian jende gehiegi ez jartzen, eta ondo pentsatu mezu bat bidali aurretik, pertsona batzuek egunean 200 mezu baino gehiago jasotzen baitituzte.
f. Bideokonferentzia bidezko bilerek abantailak izan ditzakete: joan-etorriak egiteko denbora aurrezten da, bilera amaitu ondoren ez gara luzatzen, etab.

2) Argitasuna eta zehaztasuna: Garrantzitsua da zure mezua argia eta zehatza izatea. Ez erabili beharrezkoa ez den jargoirik edo terminologia teknikorik. Mezu luze bat idatzi behar baduzu, erabili letra lodiak testuaren ideia garrantzitsuenak nabarmentzeko.

3) Kontuan izan pribatutasuna eta konfidentzialtasuna: Kontuan izan partekatzen ari zaren informazioaren pribatutasun eta konfidentzialtasun maila. Gai sentikorra bada, eta uste baduzu mezua nahi ez duzun hartzaileengana irits daitekeela.

4) Hartzaileari egokitzea: Jarri hartzaile gisa gaian zuzeneko eragina eta zeregina duen pertsona. Informazioa helarazi baino nahi ez duzun beste edonor, kopian jarri.